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超级完整的外贸业务员工作流程全攻略
日期: 2017-03-30
浏览次数: 5269

超级完整的外贸业务员工作流程全攻略:

这些流程不是一天都要做的但是是所有的外贸业务员都需要知道的,超级完整版

一.外贸业务工作流程:
1. 整理报价:
针对不同客户询盘,提供相关报价资料。其中,对于出口产品的报价主要包括:产品的质量等级、产品的规格型号、产品是否有特殊包装要求、所购产品量的多少、交货期的要求、产品的运输方式、产品的材质等内容。所有正式报价单需打印出来,并由经理签字存档。
2. 处理样品:
制作详细样品单,向工厂索取样品,以免工厂错误打样。收到样品之后,应核对样品尺寸,质量和照片,确保寄出的样品同报价吻合,可以按照其生产。另,针对有的工厂的样品费用问题同工厂和客户协商。并针对寄样费用,同客户协商,协商不了的情况下,汇报上级,达成解决之道。寄样需记录相关寄件信息,以便及时追踪和后查。
3. 订货(签约): 
贸易双方就报价达成意向后,买方企业正式订货并就一些相关事项与卖方企业进行协商,双方协商认可后,需要签订《购货合同》。在签订《购货合同》过程中,主要对商品名称、规格型号、数量、价格、包装、产地、装运期、付款条件、结算方式、索赔、仲裁等内容进行商谈,并将商谈后达成的协议写入《购货合同》。合同需由业务和经理审批,填入“出口合同审核表(订单跟踪表)”,尽可能将各种预计费用都列明。通常情况下,签订购货合同一式两份由双方盖本公司公章生效,双方各保存一份。 
4. 收取订金或信用证:
4.1:如果是L/C付款的客户,通常是在交货期前1个月确认L/C已经收到,收到L/C后应业务员和单证员分别审查信用证,检查是否存在错误,交货期能否保障,及其它可能的问题,如有问题应立即请客人改证。 
4.2:如果是T/T付款的客户,要确认定金已经到账。
5. 下国内生产定单:
在收到信用证或预付款的前提下,开始进行备货。根据订单制定生产计划单,经过审批后,下达到生产部进行生产。如需要,应同时下条码贴纸的生产单给工厂,此类印刷品应要求工厂提供倍品,并确保扫读OK,以免影响出货。
6. 追踪和验货:
在备货过程中,生产部同步进行生产进度汇报,对生产完的产品进行入库登记,以便业务人员掌握整个订单的生产进度。一般在交货期前一周,通知公司验货员验货。如客户指定人员检验。一般要在交货期两周前与验货人联系,预约验货时间,确保在交货期前安排好时间。确定后将验货时间通知工厂。
注:每次新产品出货,需有大货样品留底。
7. 租船订舱:
7.1.在备货的同时,如果本票业务不为客户指定货代,则向货运代理公司询
价,确定本次出运的货代公司
7.2、在货物全部生产、包装完毕后,生产部制作装箱单,业务人员根据报来的装箱单,结合合同及信用证货物明细描述,开列出仓通知单。通常在开船一周前可拿到定仓纸。 
7.3、单证储运部门根据出仓通知单、工厂制的装箱单、信用证统一缮制全套的出运单据。出运单据包括出口货物明细单、出口货物报关单、商业发票、装箱单。
7.4、单证储运部门先将出口货物明细单传真给货代公司进行配船订舱,确认配船和费用后,准备全套报关单据(出口货物明细单、报关委托书、出口货物报关单、商业发票、装箱单、出口收汇核销单等)寄到货代公司用于报关、出运;
7.5、在货代公司确认配船和费用后,收到货代公司送货通知单(要求在指定日期前将货物运至指定仓库)。
8. 报检
国家法定商检产品需拿到商检证书。一般应在发货一周之前拿到商检换证凭单/条。货物经检验合格,附报检委托书、外销合同、信用证复印件、商业发票、装箱单、纸箱证等单据取得商检局出具换证凭单,寄到货代公司用于报关。
9. 申领核销单: 
单证人员凭出口货物明细单在本公司申领核销单。
10. 出口报关
在拖柜同时将报关所需资料交给合作报关行,委托出口报关及做商检通关换单。通常要给报关留出两天时间(船截关前)。
10.1单证部门拿到核销单后,将货代公司报关所需的报关委托书、出口货物报关单、出口收汇核销单、商业发票、装箱单、外销合同用快件寄出。联系并确认货代公司收到上述单据。
10.2公司负责商检的人员将商检换证凭单寄给货代公司,货代公司凭收到的商检换证凭单,到出入境检验检疫局换取出境货物通关单。
10.3公司根据货代公司的送货通知按时将货物送到货代公司指定的仓库。报关通过后,货代公司安排集装箱拖货至船公司指定的码头。
11. 收款:
11.1.准备文件:督促船公司尽快出提单样板及运费帐单。仔细核对样本无误后,向船公司书面确认提单内容。如果提单需客人确认的,要先传真提单样板给客人,得到确认后再要求船公司出正本。并同时准备其他相关文件(商业发票/一般原产地证/装箱单等)。
11.2. 交单:
采用L/C收汇的,应在规定的交单时间内,备齐全部单证,并严格审单,确保没有错误,才交银行议付。 
采用T/T收汇的,在取得提单后马上传真提单给客人付款,确认受到余款后再将提单正本及其它文件寄给客人。 
12.核销退税:
一般在报关之日起90天内核销,核销后公司方可到税务局申报退税。
13.业务登记/存档: 
每单出口业务在完成后要及时做登记,包括电脑登记及书面登记,便于以后查询,统计等。
14.售后问题的处理:
因出口产品供货方原因产生的出口产品错发/漏发/质量不合格导致客户提出质量、数量索赔的,业务人员应及时处理。
注:以上业务处理事宜:1/2/3/4/5/6/12/13/14,并应同单证报关人员紧密配合工作,处理好相关交接工作,以免产生问题。

二.现有客户维护和新客户开发:

1.现有客户关系维护
1)处理好定单和索赔问题,保证交货期和产品质量,协调与客户之间的关系
2)适时对重点客户制定相应的促销和优惠政策,并提供一定程度的广宣支持,塑造良好的企业和品牌形象。
3)在国外的重要节假日里,需发送电子贺卡以示问候。
4)及时向客户提供我司最新产品信息和产品目录。
2.新客户开发
通过展会、网络、走访市场及其他途径努力开拓市场,寻找新的客源。

三.其他相关职责:

1.外事接待
2.建立客户档案,产品档案,质量信息反馈表和制定出口货物统计台帐。并对每笔定单的技术状态表、形式发票、销售合同及附件进行备份,以备查用。
3.留意市场动态并收集相关产品和市场信息,统计、整理、归档。
4.提交月/季度报表和年度总结。
5.注意不断提高业务员自身知识和素养。

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关于上海天鸣国际货物运输代理有限公司
是一家专业的上海国际货运代理公司,向海内外客户提供上海货代,外贸代理,代办商检,进口清关、进口报关等上海货代服务,包括订舱、配载、报关、仓储、提运、保险以及多项物流服务。
上海市虹口区临平北路68号虹临宝都25楼
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  • 1
    2017 - 04 - 20
    从兰州铁路局了解到,从甘肃、宁夏出发的中亚(欧)、南亚国际货运班列已进入常态化开行,其中今年一季度已开行35列、发送货物4.67万吨。   据介绍,围绕“一带一路”建设,根据甘肃、宁夏经济社会发展需要,两年多来兰州铁路局联合地方政府与企业组织开行了“天马号”“兰州号”“中阿号”等中亚(欧)、南亚国际货运班列,开往哈萨克斯坦、乌兹别克斯坦、白俄罗斯、德国、尼泊尔等国。  2014年12月12日,“天马号”国际货运班列从甘肃武威出发,开往哈萨克斯坦阿拉木图,拉开了甘肃、宁夏两地开行国际货运班列的序幕。到目前为止,“天马号”“兰州号”“中阿号”等国际货运班列已开行186列,发送货物27.81万吨,出发城市有甘肃武威、兰州、白银及宁夏银川、中卫。
  • 2
    2017 - 05 - 24
    国际货代-国际物流-国际货运专业提供商-天鸣国际! 导读:今年1~4月,福建省与东盟双边贸易额为577.4亿元人民币,同比增长18.2%;其中对东盟出口368.3亿元,增长5.4%;自东盟进口209.1亿元,增长50.1%。  据厦门海关统计,今年1~4月,福建省与东盟双边贸易额为577.4亿元人民币,同比增长18.2%;其中对东盟出口368.3亿元,增长5.4%;自东盟进口209.1亿元,增长50.1%。  数据显示,今年以来福建省对东盟月度进出口值持续保持在100亿元以上,4月份当月对东盟贸易值为152.4亿元,增长14%,连续6个月保持同比两位数增长态势。其中,对东盟出口103.4亿元,增长9.4%;自东盟进口49亿元,增长25.3%。  据厦门海关人士介绍,菲律宾、印度尼西亚、马来西亚为前三大贸易伙伴,1~4月分别进出口149亿元、112.2亿元、89亿元,分别增长11.7%、44.4%、27.9%,上述三国合计占同期福建省对东盟进出口总值的60.7%。  (陈梦烨)
  • 3
    2017 - 08 - 25
    导读: 据《印度斯坦时报》报道,近日,印度内政部批准建设一条从马尔斯米克拉到热泉的公路。  问:据《印度斯坦时报》报道,近日,印度内政部批准建设一条从马尔斯米克拉到热泉的公路。马尔斯米克拉到班公湖西北端仅20公里。印度媒体称,修建这段公路对印度来说,可以把偏远地区的印度安全部队与中印边界争议地区连接起来,“以确保印度边防部队的优势”。中方对此有何评论?  答:听这报道感觉印方是自己在打自己的脸。中方在自己的领土上修公路,印方以所谓“安全关切”为借口,非法越界干扰阻挠。现在印方这么做,恰恰再次证明印方在中印边界有关问题上一直说一套、做一套,前后不一,自相矛盾。  中印边界西段尚未划定。中印双方同意,在边界问题最终解决之前,共同努力维护边境地区的和平与安宁。印方在西段实控线附近修建具有明显军事目的的基础设施,这无助于维护中印边境西段的和平稳定,无助于缓和当前两国边境地区的局势。  近期外交部多次回应“中印问题”  8月23日  问:金砖国家领导人第九次会晤将在10天后举行。印度总理莫迪是否已经明确确认将出席?中方是否担心由于洞朗对峙事件他可能不来?  答:金砖国家领导人第九次会晤将于9月3日至5日在福建厦门举行。目前各项筹备工作正在有序地推进,已经基本就绪。我们相信,在各方的共同努力下,这次厦门会晤将取得成功,推动金砖合作在第二个十年达到更高水平。  你提到印军在洞朗地区非法越界事件,...
  • 4
    2017 - 10 - 10
    导读: 10月4日,南非竞争法庭(South Africa's Competition Tribunal)附加限制条件批准马士基航运收购汉堡南美。  10月4日,南非竞争法庭(South Africa's Competition Tribunal)附加限制条件批准马士基航运收购汉堡南美。  南非竞争法庭表示,总部位于丹麦哥本哈根的马士基集团是全球第一大运输物流公司,其集装箱运输业务遍布全球200多个国家和地区,同时还提供成品油的不定期运输。尽管马士基航运在南非地区不提供不定期服务,但其为南非的客户提供不定期服务,并且马士基集团在南非贸易航线上积极提供集运与货代服务。  而此案件的另一交易方——汉堡南美,曾是全球第七大班轮公司(目前是第九大班轮公司)亦提供不定期服务。尽管汉堡南美在南非地区无下属公司,仅通过分支机构和第三方代表公司运营公司业务。其母公司欧特克集团(Oetker Group)在南非区域仅有一家子公司,主要负责生产及分销披萨及其他速冻食品。  鉴于交易双方在南非地区的业务范围,南非竞争法庭要求交易双方必须终止汉堡南美在南非/南美东海岸之间的贸易航线。马士基航运及汉堡南美对上述条件未表示异议。  据了解,4月10日,欧盟委员会根据欧盟并购条例(EU Merger Regulation)有条件批准丹麦马士基收购德国汉堡南美,要求德国汉堡南美取消其在北欧至中美洲...
  • 5
    2017 - 12 - 28
    导读: 今年第三季度美国经常账户贸易逆差下降到1006亿美元,较第二季度缩减了19.2%。  美国商务部12月19日报告称,今年第三季度美国经常账户贸易逆差下降到1006亿美元,较第二季度缩减了19.2%。美国三季度的贸易逆差占经济总量的2.1%,低于第二季度的2.6%。这是自2014年第三季度美国经常账户失衡919亿美元以来的最小赤字。
  • 6
    2018 - 03 - 21
    面对近期频发事故,马士基宣布改变危险品配载方案(附申报流程)导读: 如果要评选进入2018年后运气最不好的航运公司,马士基航运肯定是一“马”当先!!  如果要评选进入2018年后运气最不好的航运公司,马士基航运肯定是一“马”当先!!  如此流年不利,真的是本命年吗?  就在马士基浩南轮还在让外贸物流企业揪心时,上周六另外一艘Maersk Kensinton也发生险情,而且很可能又是万恶的危险品或电池货!  面对如此高频的事故,面对人亡(Maersk Honam轮至今已确认4名船员身亡), 面对货损! 日前,马士基航线明确表示:马士基将改变配载方案,禁止在船舶起居舱及发动机附近,堆放危险货物。  虽然改变来得有点迟,为了这个改变的代价有点高, 但是我们还是很高兴看到这个声明!  这不仅是所有其他航运公司需要比照并跟进的,同时也是所有货主及物流企业需要重视的!拒绝瞒报漏报,拒绝危险品危害整个国际物流业!!  马士基日前明确表示,船上装载的危险货物完全按照国际相关规则的要求装载和存放,现阶段没有证据表明火灾是由危险货物引起的。不过此次事故后,马士基是在给媒体的回复中,提到Maersk Honam轮的最新进展。但同时也强调,上述配载方案的调整,将作为预防类似事故的措施持续进行,直到确定“马士基浩南”轮的事故原因。  除了改变配载方案外,马士基还表示,将对“马士基浩南”轮上的部分集装箱进行检...
  • 7
    2017 - 04 - 21
    进出口代理报关的程序和所需要的材料以及相关的法律法规等都较为复杂,所以必须要事先做好充足的准备以免影响报关周期。不管是在哪一个环节出现问题,不但会延长报关的周期并且还要花费大量的时间和金钱。接下来,小编就为大家介绍进出口代理时需要提供资料有哪些:1、报关时需提供的资料:专业的进出口代理报关时需提供的资料有集装箱单、货物发票、进口货物申请登记明细表和货代资料等,还要注意比如发票上必须要有中文品名、型号等等。特别注意发票上必须要有商品品名商品数量、货物单价和币制、总价格和所属品牌、商品型号和贸易方式、出货口岸等信息。2、返修货物报关需提供的资料:进出口代理在返修时需要提供箱单、发票、货代资料、原出口箱单&发票。比如发票上必须要有商品品名、商品数量、货物单价、币制、商品总价、所属品牌以及商品型号;货代资料,入仓货物提供入仓单号,快递货物提供运单号及运单复印件;客户所在国官方或我国认可的检验检疫机构出具的货物检验证明(由宝安机场海关退回报关的可不提供);返修货物自报关进口之日起半年内必须退运出口。3、新产品备案需提供的资料:进出口代理在新产品备案时需提供物料清单表和样品。比如表中物料名称由工程师及报关员共同负责对应海关名称;经备案后物料必须有明确来源单证(进口报关单或国内购买发票)。以上四个方面就是进出口代理报关时提供资料的注意事项,虽然信誉好的进出口代理公司为客户提供专业全面的服...
  • 8
    2017 - 05 - 11
    国际货代行业为许多企业提供了方便,经过委托后承运方会立刻缮制委托书,并通过做箱、订舱、报关、提单、签单等,尽快将货物运至目的地,完成货代合作。由于货代公司的商脉线极长,并与诸多快递及航空公司有着长期的合作,所以渠道稳定。那么超长超重货选择国际货代有哪些优点呢?第一价目透明,节约运费。对于超长超重物品的国际运输来说,运费价格普遍过高,根据情况不同还可能会收取附加费用,但是选择国际货代可以大大的节约运输费用,因为安全透明的国际货代公司均为明码标价,透明的报价体系使雇主降低运输成本。第二全程跟踪通常国际货代公司会为雇主提供全程跟踪服务,尤其对于加长加重货物而言相对价值量较大,实时了解运输动态信息可以使雇主更加放心,此种人性化的查询服务不会收取雇主费用。第三时效高专业的国际货代公司的资质要求较高,而且国家监管体系极为严格,所以国际货代公司需要整合多方资源,通过建立全方位的保障体系,使货物运输更加安全和高效,与普通运输相比,寻找专业的货代公司可以大大提高运输效率。第四 丢件率极低加长加重等高价值货物选择国际货代性价比更高,因为与国际快递相比,它的丢件率极低,更加安全省心。而且通过大数据可知,专业的国际货代公司在国内外扣关的概率同样较低,可以使货物尽快通关运往目的地。通过以上介绍可知:对于超长超重货物而言更应选择国际货代,货代公司的服务范围较广,出口业务涉及东南亚、日本、中东印巴、欧洲美加、澳...
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